در گذر زمان به عنوان یک مالک کسب‌وکار خواهید دید که کسب و کار شما رو به رشد بوده و جزئیات آن می‌تواند در مواقعی آشفته باشد. اگر شما فعالیت های هر بخش از کسب و کار خود را مانند فروش و بازاریابی، هوش مشتری و نحوه‌ی تعامل آن‌ها را سازمان‌دهی کرده باشید، پس جای آشفتگی و دلهره نیست. همین دلهره و آشفتگی در کسب و کارتان باعث می‌شود تا شما در ارتقای سطح کسب‌وکار خود و تفویض اختیار به گروهتان برای موفقیت با محدودیت مواجه شوید؛ اما پس راه چاره چیست؟ راه حل در داشتن یک سیستم برای کسب و کارتان نهفته است. سیستم سازی جنبه‌های مختلف کسب‌وکار شما باید یکی از اولین کارهایی باشد که شما هنگام شروع کسب‌وکار خودتان انجام می دهید. شما با داشتن سیستمی برای فرایند کسب‌وکار خود این امکان را دارید تا پیچیدگی‌ها و مشکلات احتمالی کسب‌وکار و شرکت خود را بشناسید و در نتیجه آن را بهتر مدیریت کنید. با این مقدمه، در مقاله حاضر قصد داریم شما را با سیستم سازی کسب و کار آشنا کنیم؛ اما ابتدا بیایید بحث را با تعریف از واژه های سیستم، سیستم سازی و سیستم سازی کسب و کار شروع کنیم. سپس به نکات مهم در این خصوص بپردازیم. پس تا انتهای مقاله در کنار ما باشید.
تعریف سیستم
سیستم در واقع مجموعه‌ای از عناصر به‌هم‌پیوسته بوده که این عناصر و اجزاء برای تحقق هدف یا اهداف مشخص و خاصی با یکدیگر در ارتباط هستند. یک سیستم می تواند از تعدادی خرده سیستم تشکیل شود که هرکدام از این خرده سیستم‌ها نیز همه ویژگی‌های یک سیستم را دارند. سیستم با مجموعه ای از فرایندها و رویه های گام به گام خود باعث ایجاد انسجام و هماهنگی در کسب و کار شما می شود و یک عملکرد قابل اطمینانی از ویژگی های سازمان را ارائه می دهد.
تعریف سیستم سازی
سیستم سازی مراحل طراحی رویه‌ها و فرایندهای استاندارد عملیاتی برای اطمینان از ثبات و کارایی یک کسب و کار یا سازمان است. شما با سیستم سازی عملکردهای اساسی مختلف کسب‌وکار و سازمان خود را مستندسازی می کنید و این موضوع باعث راه اندازی آن کسب و کار یا سازمان می شود.
تعریف سیستم سازی کسب‌وکار
سیستم سازی در کسب و کارها و سازمان ها با ارائه قوانین، الگوریتم‌ها و رویه‌ها باعث می شود تا فرایندهای کسب‌وکار از وضعیت فرد محور بودن خارج شده و بدین صورت است که آن کسب و کار یا سازمان می تواند مستقل از افراد رشد کند و در مسیر توسعه پایدار قرار گیرد. در این بین فرایندهای مشخص‌شده در یک کسب‌وکار سیستمی شده برای به حداکثر رساندن کارایی تعیین شده است. این نکته را به خاطر بسپارید که کسب‌وکارهای سیستم سازی شده، عملکرد کسب‌وکار را در جایی که بیشترین اهمیت را دارد مانند سود، رشد و بهره‌وری افزایش می دهد و می تواند در عین حال نیز زمان، هزینه و کار دستی را در کسب‌وکار و سازمان شما دهد؛ بنابراین چنین کسب و کارهایی خودشان فعالیت و رشد می‌کنند.
چگونگی سیستم سازی یک کسب و کار
امروزه، صاحبان کسب‌وکارها و شرکت ها به دنبال چگونگی سیستم سازی کسب‌وکار خود هستند. در ادامه ما به نکات مهم در خصوص چگونگی سیستم سازی کسب و کار می پردازیم:
تهیه فهرستی از وظایف متداول
در هر یک از قسمت ها و بخش های تشکیل‌دهنده کسب و کارتان فعالیت های مدنظر را برشمارید و لیستی برای آن ها تهیه کنید. بعد از تهیه لیست، حال بایستی از ابتدا تا انتهای فعالیت های لیست شده شروع به تحلیل و بررسی در وظایف روزانه و هفتگی کنید. این اقدام به شما کمک می‌کند تا دید وسیع‌تری از آنچه که می‌خواهید در زمان حال یا در زمان آینده به انجام برسانید و نحوه ارتباط آن‌ها به دست آورید. مطمئن باشید که شما با تهیه فهرستی از جزئیات کارهای متداول و زیرمجموعه‌های آن‌ها کسب‌وکار خود را از اشتباه در پاسخگویی و واکنش نامناسب نجات داده اید.
اولویت‌بندی و سازمان‌دهی وظایف
در این مرحله شما باید به دنبال این باشید که مشخص کنید مسئولیت هر کاری در کسب‌وکار شما با کدام گروه است. مشخص کنید آیا وظایفی که تعریف کرده اید دارای گروه هستند یا خیر. وظایف لیست شده را بنا بر میزان اهمیت آن ها اولویت بندی کنید. برای اولویت بندی مهم نیست شما قرار است از چه روش یا روش هایی استفاده کنید؛ اما باید روش شما منطقی بوده تا بر اساس آن قادر به اولویت‌بندی وظایف به ترتیب مناسب باشید. شما باید در لیست خود به همه وظایف اساسی که کسب‌وکار شما باید انجام دهد، توجه کنید.
مشارکت دادن کارمندان مربوطه در هر بخش هنگام نوشتن فرایند کسب‌وکار
شما لازم است تا با توجه به کارمند تخصیص داده‌شده در هر بخش، فرایند را با همکاری و مشارکت آنان پیش بگیرید. دلیل آن ساده است، هیچ‌کس بهتر از شما و کارمندانتان فرایند کسب‌وکار شما را درک نمی‌کند. همچنین آن‌ها می‌دانند که خطاهای مربوط به فرایند کاری شما چیست و احتمالاً راه‌حل‌هایی برای آن‌ها ارائه می دهند؛ بنابراین هنگام نوشتن فرایند کسب‌وکار خود باید کارمندان مربوطه هم مشارکت داشته باشند. هنگامی‌که این کار را انجام می‌دهید، کارمندان مربوطه سخت ترین مسئولیت های خود را عنوان و بیان می‌کنند و بینش بیشتری در مورد چگونگی بهتر شدن کسب و کار شما ارائه می‌دهند.
مستندسازی فرایندها
شما بعد از آن که هر کار را در بخش های مختلف با کارمند مربوط به آن مورد تحلیل و شناسایی قرار دادید و جهت‌گیری کار را هم مشخص کردید، حال باید جزئیات مراحل انجام آن کارهای را ارائه دهید. مسلماً چون در این مرحله با جزئیات فرایند اجرای کار سروکار دارید، نیازمند صرف زمان زیادی خواهید بود؛ اما زمانی که کسب‌وکار شما شروع به رشد کند، ارزش آن زحمات را خواهد داشت. به این ترتیب برای کارکنان آسان خواهد بود که هر وقت بخواهند از مستندات استفاده کنند.
پیاده‌سازی فرایندها
شما بعد از آن که فرایندهای کسب‌وکارتان را مستندسازی کردید، نیاز است تا آن ها را مورد آزمون و خطا قرار دهید. با آزمون و آزمایش مشخص می شود که احتمالاً به انجام برخی اصلاحات نیاز دارید. در آزمایش و آزمون از افراد مختلفی استفاده کنید تا خطاها مشخص شود و صرفاً خود فرایندها را پیاده سازی نکنید چرا که باید به یاد داشته باشید که شخص دیگری فرایندها را انجام دهد نه شما.
بدون دیدگاه